為有效保護和利用證件，防范風險，特制定本規定，本規定適用于培訓科所保存的所有證件及證書。

　　一、職責

　　(一)各部門、員工均有保護證件的責任和義務。

　　(二)培訓科負責證件的整理、保管、登記、建立臺帳及到期更換，確保證件的持續有效、安全和方便利用。

　　(三)證件的相應管理人員負責證件的保管、復審、年審、變更工作并建立相應的資料臺帳。

　　二、管理流程

　　(一)整理辦法

　　1、培訓科各類證件的原件進行保管，個人手中留存復印件。

　　2、根據證件類型、有效期、年審期分類歸檔整理。

　　(二)借用程序

　　員工不得隨意外帶個人證件的原件，因工作需要必須借用證件原件的，應填寫《證書原件借用申請單》經培訓科簽批同意后方可借用，并在承諾歸還日期內歸還;到期不能歸還的，需重新續簽《證件原件借用申請單》外單位須經礦長簽批后借用。經辦人對所借用證件原件必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如有違反給予相應處罰并賠償造成的一切損失。

　　(三)被借用的證件原件由培訓科進行登記，注明借用人、借用證件的名稱、原因、借用時間、借用期限。

　　(四)檔案備份及預警制度

　　1、所有證件必須掃描備份，建檔和保存。

　　2、培訓科進行證件預警工作，在證書復訓、換證、前3個月通知相關單位或個人。